Het plannen van een evenement voor uw organisatie is stressvol en zeer tijdrovend. Als u goed georganiseerd bent, kunt u stress verlichten en tijd besparen. Een belangrijk aspect waarmee u rekening moet houden bij het plannen is de uitnodiging. De uitnodiging informeert mensen over het komende evenement en vraagt hen om aanwezig te zijn. Het is vaak de eerste keer dat ze van het evenement horen, dus het is belangrijk om alle details in de uitnodiging te vermelden.
Basisuitnodigingselementen
De basiselementen die in de uitnodiging moeten worden opgenomen, zijn:
- Organisatie die het evenement organiseert
- Datum
- Tijd
- Plaats
- RSVP-contactgegevens
- Prijs voor deelname aan het evenement
Het is ook belangrijk om de uitnodiging tijdig te versturen. Dit betekent minimaal zes tot acht weken vóór het evenement. Dit geeft de gasten de tijd om te reageren en dienovereenkomstig te plannen.
Uitnodigingen schrijven voor een inzamelingsactie
Het kiezen van de juiste bewoording kan de toon zetten voor uw inzamelingsactie en gasten informeren over de formaliteit van het evenement en wat ze kunnen verwachten.
Uitnodigingsrichtlijnen
Enkele richtlijnen waarmee u rekening moet houden bij het schrijven van de uitnodiging zijn:
- Zorg ervoor dat u duidelijk aangeeft wie van het evenement zal profiteren.
- Vermeld details over het evenement, zoals of er een diner wordt geserveerd of dat er een geldbar is.
- Zorg ervoor dat u de formaliteit van het evenement vermeldt. Als het evenement een formele aangelegenheid is, vermeld dan dat het een black tie is, zodat gasten op de hoogte zijn van de dresscode.
- Geef altijd contactgegevens voor het geval de gasten vragen hebben.
- Als het evenement op een onbekende locatie plaatsvindt, overweeg dan om een routebeschrijving in de uitnodiging op te nemen.
Andere overwegingen
Een aantal andere zaken waarmee u rekening moet houden bij het schrijven van een uitnodiging zijn:
- Thema:Kies een thema en verwerk het in de uitnodiging. Als het evenement bijvoorbeeld een golfuitje is, gebruik dan een golfthema voor de uitnodiging.
- RSVP: Voeg altijd een antwoordkaart toe die gasten kunnen terugsturen. Op de kaart moet ruimte zijn om de naam van de gast te schrijven, samen met eventuele betaalmethoden, indien nodig.
- Wees uniek: Als uw evenement iets unieks heeft, vermeld dit dan in de uitnodiging om gasten aan te trekken. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van een stille of live veiling of als er sprake is van bijzonder entertainment.
Voorbeelduitnodiging formulering
Er zijn eindeloze manieren om een uitnodiging voor een inzamelingsactie te formuleren. U kunt de volgende voorbeelden gebruiken als leidraad voor het schrijven van uw eigen uitnodiging:
Voorbeeld 1
Jaarlijkse hoedlunch
Kom met ons mee lunchen
Op locatie
Op datum en tijd
De lunch wordt om 13.00 uur geserveerd. met gratis wijn
Er worden prijzen uitgereikt voor de beste hoed
Valetparkeren
$ 50 donatie komt ten goede aan Organisatie
Voorbeeld 2
Je bent uitgenodigd voor evenementnaam
Datum
Locatie
18:00 uur Cocktails en hors d'oeuvres
Cashbar
19:30 uur diner
Stille en live veiling
Black Tie gewaardeerd
Voordeel ABC
Verleid gasten om uw evenement bij te wonen
Onthoud dat de uitnodiging vaak het eerste is dat gasten zien om hen op de hoogte te stellen van uw evenement. Zorg ervoor dat u de tijd neemt om de uitnodiging zorgvuldig uit te kiezen en deze op een duidelijke manier te formuleren, zodat de gasten precies weten wat ze kunnen verwachten. Houd bij het maken van uitnodigingen voor een inzamelingsactie altijd rekening met de toon die u voor uw evenement wilt zetten en geef dat weer in uw bewoordingen. Wees zo creatief als je wilt om gasten te verleiden om je fondsenwervende evenement bij te wonen en je goede doel te steunen.
