Het onderhouden van effectieve communicatie met vrijwilligers is essentieel voor het succes van elke non-profitorganisatie. Om vrijwilligers energiek en betrokken te houden bij hun werk, is het belangrijk om hen te laten weten wat de behoeften van de organisatie zijn, waardering uit te spreken voor hun inspanningen en ervoor te zorgen dat ze begrijpen hoe belangrijk hun bijdragen zijn. Effectieve communicatie is een cruciaal element voor het opbouwen van duurzame relaties met vrijwilligers.
Voeg een vrijwilligerssectie toe aan uw website
Het toevoegen van een vrijwilligersspecifieke sectie aan uw website is een geweldige manier om met uw huidige vrijwilligers te communiceren en nieuwe aan te trekken. Door een communicatiecentrum voor vrijwilligers op de website van uw groep op te zetten en te onderhouden, maakt u het voor vrijwilligers gemakkelijk om op de hoogte te blijven van wat er binnen de organisatie gebeurt. Zorg ervoor dat u foto's of video's plaatst waarop vrijwilligers in actie te zien zijn (met hun toestemming). U kunt ook zaken publiceren zoals mogelijkheden voor vrijwilligerswerk, komende commissievergaderingen en andere informatie die van belang is voor vrijwilligers. Afhankelijk van hoe geavanceerd uw website is, kunt u vrijwilligers mogelijk een manier bieden om documenten te uploaden, hun diensturen bij te houden of trainingsmateriaal te bekijken.
Maak kennis met vrijwilligers via een enquête
Een enquête is een nuttig communicatiemiddel om vrijwilligers te leren kennen en te ontdekken hoe zij bij uw organisatie betrokken willen worden. Overweeg om een enquête beschikbaar te stellen via het vrijwilligersgedeelte van uw website, of neem deze op in een e-mailsjabloon die naar nieuwe vrijwilligers wordt verzonden. Het zou slechts een paar vragen moeten bevatten, waarmee u een idee krijgt van de soorten vrijwilligersactiviteiten waaraan zij graag zouden willen deelnemen en welke vaardigheden zij hebben. Laat iemand de resultaten beoordelen en neem vervolgens individueel contact op met informatie over commissies of projecten die aansluiten bij hun interesses. Zet deze informatie in een vrijwilligersdatabase die in de toekomst kan worden gebruikt om mensen op de hoogte te stellen als er nieuwe projecten beschikbaar komen.
Maak contact met vrijwilligers via sociale media
Maak gebruik van de aanwezigheid op sociale media van uw organisatie als communicatiemiddel voor interactie met vrijwilligers en andere groepen belanghebbenden. Moedig vrijwilligers aan om de sociale mediapagina's van de organisatie te volgen en iets terug te doen, bijvoorbeeld door ze terug te volgen op Twitter of Instagram. Plaats foto's en bijschriften die de bijdragen van de vrijwilligers van uw groep benadrukken, samen met links naar berichtgeving in de media over de groep. Moedig vrijwilligers aan om te communiceren door commentaar te geven op de berichten van de organisatie en/of deze te delen. Bevorder de betrokkenheid van vrijwilligers bij de algehele communicatie-inspanningen van de organisatie door een sociale-mediacommissie op te zetten om sociale berichten te coördineren of te helpen.
Publiceer een vrijwilligersnieuwsbrief
Veel non-profitorganisaties sturen maandelijks of driemaandelijks een nieuwsbrief naar vrijwilligers, maar ook naar donoren, financieringsinstanties, consumentenverwijzingsbronnen en andere groepen. Het verspreiden van een nieuwsbrief is een geweldige manier om geïnteresseerde partijen op de hoogte te stellen van de recente prestaties, huidige projecten en toekomstige doelen van de liefdadigheidsgroep. Het biedt ook een uitstekend middel om de bijdragen van uitmuntende vrijwilligers te erkennen. Afhankelijk van wie uw vrijwilligers en andere geïnteresseerden zijn, kan het zijn dat u een nieuwsbrief moet afdrukken en versturen, of dat u beter bediend kunt worden door een elektronische nieuwsbrief. Overweeg belanghebbenden uit te nodigen om zich te abonneren op de bezorgoptie van hun voorkeur.
Onderhoud een-op-een persoonlijk contact
Als het gaat om het opbouwen van relaties met vrijwilligers, is er geen vervanging voor het maken van persoonlijk contact met de personen die genereus hun tijd en talenten aan uw organisatie doneren. Het is raadzaam om periodiek persoonlijke ontmoetingen te plannen met vrijwilligers die voorzittersposities bekleden of die een andere sleutelrol spelen waardoor uw liefdadigheidsgroep haar missie kan volbrengen. Het periodiek bellen van vrijwilligers om in te checken kan een effectieve manier zijn om geïndividualiseerd contact te onderhouden zonder dat u hen hoeft te vragen tijd vrij te maken voor een formeel persoonlijk gesprek of een videoconferentie. De uitvoerend directeur kan ook chattijden instellen waarop vrijwilligers worden aangemoedigd om langs te komen of te bellen voor een persoonlijk contact.
Verbinden via commissievergaderingen
Vergaderingen van vrijwilligerscomités kunnen essentieel zijn voor het succes van alle soorten projecten. Wanneer er een nieuw project van start gaat, is het raadzaam om een bijeenkomst te houden met mensen die geïnteresseerd zijn in vrijwilligerswerk, zodat zij de kans krijgen om meer te weten te komen over welke soorten rollen beschikbaar zijn en hoeveel tijd ze daarvoor nodig hebben. Als er eenmaal een commissie is gevormd, of het nu voor een speciaal project is of voor een lopende werkgroep, blijven regelmatige bijeenkomsten belangrijk om het proces te beheren en effectieve communicatie met vrijwilligers te onderhouden. Het is het beste om een vast schema voor bijeenkomsten op te stellen, bijvoorbeeld de derde dinsdag van elke maand, zodat vrijwilligers van tevoren plannen kunnen maken.
Vraag vrijwilligers om feedback te delen
Communicatie moet beide kanten op stromen. Het is net zo belangrijk om vrijwilligers aan te moedigen hun gedachten en ideeën met de organisatie en haar leiders te delen als om ervoor te zorgen dat de informatie naar de vrijwilligers stroomt. Er zijn veel manieren om het voor vrijwilligers gemakkelijk te maken om feedback te geven of suggesties te delen. Als er regelmatig vrijwilligers op kantoor komen, zet dan een ideeënbus op. Of stel een feedback@-e-mailadres in dat vrijwilligers op elk gewenst moment kunnen gebruiken. Het is ook een goed idee om er een gewoonte van te maken tijd vrij te maken voor mensen om feedback en suggesties over vergaderagenda's te delen. Misschien wilt u zelfs periodiek focusgroepen organiseren om feedback te onderzoeken en te bespreken. Het gaat erom dat vrijwilligers gemakkelijk feedback kunnen geven.
Host sociale bijeenkomsten voor vrijwilligers
Bied mogelijkheden voor vrijwilligers om met elkaar in contact te komen via sociale bijeenkomsten waarbij geen verzoeken om tijd of geld te doneren betrokken zijn. Overweeg om periodiek een mixer voor vrijwilligers te organiseren op uw kantoor of bij een bestuurslid of commissievoorzitter thuis. Nodig iedereen uit die zich binnen een bepaald tijdsbestek vrijwillig heeft aangemeld. Afhankelijk van het budget van uw organisatie kunt u voor versnaperingen zorgen, of kunt u beter een potluck plannen. De sleutel is om mensen met een gedeelde interesse in uw organisatie een manier te bieden om elkaar te leren kennen en banden te smeden. Het is immers veel waarschijnlijker dat uw vrijwilligers betrokken blijven bij de organisatie als hun vrienden er ook bij betrokken zijn.
Erken vrijwilligersinspanningen
Zorg ervoor dat vrijwilligers worden erkend voor de belangrijke rol die zij van plan zijn om uw organisatie in staat te stellen haar missie te vervullen of anderszins belangrijke doelen te helpen. Zorg ervoor dat publieke vermeldingen van de organisatie vrijwilligers erkennen in plaats van zich te veel te concentreren op de directeur of andere personeelsleden. Wanneer u bijvoorbeeld publiciteit voor de organisatie zoekt, kunt u leden van de media of bloggers opdracht geven om naast medewerkers ook commissievoorzitters of bestuursleden te interviewen. Wanneer u foto's van de activiteiten van de organisatie publiceert, kies dan afbeeldingen waarop vrijwilligers te zien zijn. Wanneer u inzamelingsacties voor speciale evenementen promoot, kunt u overwegen de namen van commissieleden op de aankondiging te vermelden.
Formeel waardering uiten aan vrijwilligers
Erkenning is belangrijk, maar waardering ook. Zorg ervoor dat u de vrijwilligers bedankt, zowel face-to-face als via formele bedankbriefjes. Overweeg om minstens één keer per jaar een waarderingsevenement voor vrijwilligers te organiseren, zoals een lunch voor alleen vrijwilligers of een andere bijeenkomst met een toespraak om de vrijwilligers te waarderen en serviceprijzen. Zorg voor plaquettes of andere onderscheidingen voor vrijwilligers die een bijzonder belangrijke bijdrage aan de groep hebben geleverd of die al heel lang supporters zijn. Denk aan beloningen voor jarenlange dienstbaarheid voor belangrijke mijlpalen, maar ook aan papieren certificaten van waardering voor alle vrijwilligers.
Gebruik een verscheidenheid aan vrijwillige communicatiemiddelen
Elke organisatie die afhankelijk is van de dienstverlening van vrijwilligers moet stappen ondernemen om degenen die hun tijd en talent delen te betrekken en te behouden, en om nieuwe mensen te werven om te helpen. Er is geen vervanging voor het onderhouden van effectieve communicatie met vrijwilligers. Door verschillende communicatiemiddelen te gebruiken, kunt u een sterk team van vrijwilligers opbouwen en betrekken die zich betrokken voelen bij uw organisatie. Door effectieve communicatie met vrijwilligers kunt u solide relaties opbouwen met personen die waarschijnlijk nog vele jaren betrokken zullen blijven bij uw liefdadigheidsorganisatie.
