Benchmarking wordt traditioneel door bedrijven gebruikt en is een proces waarbij de sterke punten van een vergelijkbare organisatie of afdeling als uw non-profitorganisatie worden geëvalueerd en uw werk met dat van hen wordt vergeleken. Wanneer non-profitorganisaties subsidiefinanciering proberen binnen te halen, worden deze benchmarks vaak gebruikt als hulpmiddel om de efficiëntie van de organisatie te evalueren.
Wat is een benchmark?
Een benchmark is een meting die uw vroegere en huidige prestaties laat zien in vergelijking met die van vergelijkbare, succesvolle non-profitorganisaties, meestal op financieel gebied. Met deze meting kunt u de sterke en zwakke punten van uw organisatie evalueren als middel om uw toekomstige fondsenwervings- en programmeringsinspanningen te verbeteren.
Stappen in benchmarking
Of u nu voor het eerst benchmarks maakt of huidige benchmarks bijwerkt, er zijn een aantal stappen die ervoor zorgen dat het proces soepel verloopt. Probeer het volgende proces.
Vorm een team
Non-profitorganisaties staan erom bekend dat ze onderbemand zijn en krappe budgetten hebben. U moet dus een team van gerichte individuen samenstellen die kunnen samenwerken bij het benchmarken van uw financiële gegevens. Auditor Andy Maffia suggereert dat dit team zowel degenen moet omvatten die financiële beslissingen nemen als degenen die hierdoor worden beïnvloed, om het meest samenhangende perspectief te verkrijgen.
Definieer uw toekomstvisie en vragen
Accountingprofessionals van SKR+CO zeggen dat het definiëren van wat uw organisatie echt moet meten de eerste stap is in het benchmarkproces. Concentreer u op uw toekomstige doelen en missies en de middelen die nodig zijn om die programma’s te verbeteren. Kies om te beginnen een paar benchmarks, vooral de gebieden waarop u zich in de nabije toekomst wilt concentreren.
Overwegingen omvatten het volgende:
- Programma-efficiëntie
- Fondsenwervingsefficiëntie
- Verbruikbaar eigen vermogen of reserves
- Programma-inkomsten
- Gemiddelde bijdragen
Schrijf de benchmarks
Goede benchmarks zijn het kenmerk van solide en duurzame financiering. Met andere woorden: subsidieverstrekkers willen geven aan organisaties die weten waar ze naartoe gaan en hoe ze daar komen.
Neem bijvoorbeeld een organisatie wiens missie het is "de levens van kinderen in de binnenstad te verbeteren door geletterdheid te bevorderen." De benchmarks moeten het volgende vermelden:
- Specifiek wat de organisatie gaat doen om geletterdheid te bevorderen
- Hoe de organisatie van plan is te evalueren of het succesvol is
- Specifieke en meetbare doelstellingen die niet alleen een tijdlijn bevatten voor wanneer de benchmark zal worden bereikt, maar ook een evaluatiemethode
- Hoe de doelstelling past bij de missie van de organisatie
Een slechte benchmark zou kunnen luiden: "Het Inner City Literacy Project (ICLP) zal de geletterdheid verbeteren door samen te werken met lokale scholen." Deze verklaring is vaag en geeft geen specifieke informatie over wanneer en hoe de geletterdheid zal worden verbeterd. Een betere maatstaf in dit scenario zou zijn: "ICLP zal werken aan het verbeteren van de geletterdheid door ervoor te zorgen dat elk klaslokaal in dit district binnen twee jaar een klasbibliotheek met ten minste 100 boeken heeft door twee keer per jaar boekendrives en boekenbeurzen te organiseren. Er zullen fondsenwervende evenementen plaatsvinden De hoofdstad zal de komende vijf jaar ten minste drie workshops voor docenten verzorgen en mentoren leveren aan alle nieuwe leraren op de basisschool in het district."
Verzamel gegevens en vergelijk
Begin met het verzamelen van de juiste gegevens uit de financiële rapporten uit het verleden en heden van uw eigen bureau voor elke gekozen benchmark. Als u deel uitmaakt van een grote organisatie, identificeer dan de afdelingen of teams met de hoogste inkomsten of de meeste fondsenwervingsefficiëntie en vergelijk de cijfers van uw afdeling met die van hen.
Organisaties kunnen hun statistieken ook vergelijken met die van organisaties met vergelijkbare missies en inkomsten. Hiervoor moet u vergelijkbare gegevens verzamelen van andere organisaties zoals de uwe. De Bridgespan Group suggereert dat websitebezoeken, interviews en jaarverslagen geweldige manieren zijn om informatie van vergelijkbare non-profitorganisaties te vinden. U kunt vaak belastingformulieren en jaarverslagen vinden op websites van liefdadigheidswaakhonden. U kunt eenvoudigweg naar de gegevens kijken om deze te vergelijken, of investeren in computersoftwareprogramma's die een meer wetenschappelijke vergelijking mogelijk maken.
Benchmarkevaluatie
Het is belangrijk om niet alleen op te merken wat je wilt bereiken, maar ook hoe je gaat weten of je je doel hebt bereikt. De meeste organisaties zullen zowel intern, onder hun eigen personeel, als af en toe extern evalueren. Er zijn verschillende manieren waarop u de benchmarks van een organisatie kunt evalueren. Het inschakelen van een financieel adviseur, een CPA-bedrijf of een andere onafhankelijke professional kan u frisse, objectieve meningen geven en een meer gezaghebbende beoordeling bieden. Het voordeel van een regelmatige evaluatie binnen de organisatie is dat leden zich in een unieke positie bevinden om te evalueren waarom iets wel of niet werkt.
Leer van anderen
Door een gebrek aan middelen en financiering bevinden veel non-profitorganisaties zich in de positie dat ze moeten vertrouwen op wat al is gedaan, in plaats van tijd te besteden aan onderzoek naar manieren om dit te verbeteren. Benchmarking geeft organisaties de kans om naar soortgelijke non-profitorganisaties te kijken in een poging succesvolle alternatieve benaderingen te vinden.
