Het aanvragen van subsidies voor non-profitorganisaties kan lastig lijken als je er nog nooit een hebt geschreven. Hoewel je grondig moet zijn en je onderzoek moet doen, kan het schrijven van een subsidie een eenvoudig proces zijn als je de traditionele stappen volgt die andere non-profitorganisaties gebruiken om succes te financieren.
Bekijk eerst de informatie van uw organisatie
Voordat u zelfs maar begint met het aanvragen van subsidies, moet u met uw raad van bestuur en personeel om de tafel zitten en ervoor zorgen dat uw organisatie klaar is om subsidies aan te vragen. De meeste financiers verwachten van een organisatie een bepaald niveau van bereidheid voordat ze u in overweging nemen voor financiering. Dit betekent dat u de volgende aspecten van uw organisatie op orde moet hebben voordat u begint met het schrijven van subsidies:
- Uw papierwerk en wettelijke status als 501c3 non-profitorganisatie moeten aanwezig zijn, inclusief uw belastingbepalingsbrief van de Internal Revenue Service, de statuten en de statuten.
- Een raad van bestuur met minstens het minimumaantal leden gespecificeerd in de statuten.
- Een duidelijk geformuleerde missie en visie.
- De capaciteit om het subsidiegeld te gebruiken als het wordt gefinancierd, wat kan betekenen betaald personeel, vrijwilligers en aannemers, maar ook apparatuur en een faciliteit die klaar is voor gebruik.
- Een reeks financiële processen die zijn opgezet om ervoor te zorgen dat fondsen op de juiste manier worden gebruikt volgens algemeen aanvaarde boekhoudprocedures.
Houd er rekening mee dat veel financiers nu online aanvraagformulieren hebben, dus u zult zowel elektronische kopieën van al deze items als fysieke kopieën nodig hebben.
Waar is de financiering voor?
De volgende cruciale stap is het hebben van een speciaal programma of project dat je gefinancierd wilt hebben. De meeste stichtingen en financieringsinstanties zullen u geen geld verstrekken dat voor algemene bedrijfskosten kan worden gebruikt, hoewel enkele stichtingen wel 'startgeld' zullen verstrekken aan gloednieuwe non-profitorganisaties. Wanneer u een subsidie schrijft, moet u een specifieke behoefte aan de subsidie hebben, met duidelijk geformuleerde doelstellingen en tijdlijnen. Als u en uw bestuur nog niet hebben vastgesteld wat dit zal zijn en u een algemeen financieringsverzoek indient, is de kans op financiering zeer klein. Uw programma moet op zijn minst SMART-doelen hebben die goed geformuleerd en overtuigend zijn en in een duidelijk aangetoonde behoefte voorzien. SMART-doelen zijn doelen die specifiek, meetbaar, haalbaar, realistisch en tijdgebonden zijn.
Uw subsidieaanvraag schrijven
Zodra u uw organisatiestructuur op orde heeft en een programma met specifieke doelstellingen heeft dat u wilt financieren, is het tijd om het aanvraagproces te starten. Om tijd te besparen, helpt het om al het typische papierwerk op te halen waar u tijdens het aanvraagproces om wordt gevraagd. Sommige instanties en financiers zullen om aanvullend materiaal vragen, maar u kunt op zijn minst verwachten dat u het volgende moet verstrekken:
- Een kopie van uw IRS Tax Determination Letter
- Gecontroleerde belastinggegevens of formulieren 990's van het voorgaande jaar, indien beschikbaar
- Een korte beschrijving van uw organisatie, haar missie en de meetbare doelen en tijdlijn van het project
- Een specifiek financieringsverzoek dat een regelitembudget voor het project bevat, evenals informatie over uw totale budget om aan te tonen dat uw organisatie indien nodig zonder het geld kan functioneren
- Een duidelijk geformuleerd fondsenwervingsplan voor de toekomst, omdat de meeste financiers willen weten dat je door kunt gaan met het programma nadat ze het hebben gefinancierd en dat je zelf meer geld kunt inzamelen zodra het subsidiegeld binnen is uit
- Een beschrijving met professionele biografieën van alle belangrijke personeelsleden of vrijwilligers die bij het project betrokken zullen zijn
- Sommige financiers kunnen ook vragen om een kopie van uw statuten, statuten en een lijst van uw raad van bestuur met hun achtergrondinformatie
- Hoewel dit niet altijd wordt gevraagd, kunnen steunbrieven van leden van de gemeenschap die kunnen getuigen van de noodzaak van het voorgestelde project, helpen bij het verstrekken van de benodigde informatie aan de financieringsinstantie
- In sommige gevallen kan de stichting specifieke verzoeken doen, zoals een mediapresentatie van uw programma, programmabrochures of jaarverslagen.
Onderzoeksfinancieringsorganisaties
Een grote fout die veel nieuwe subsidieschrijvers maken, is subsidieaanvragen naar elke financieringsbron te sturen die ze kunnen vinden zonder meer informatie te krijgen. De meeste stichtingen en financieringsorganisaties hebben specifieke criteria waaraan moet worden voldaan om financiering te ontvangen.
- Ze kunnen zich specialiseren in een bepaalde bevolkingsgroep, zoals vrouwen en kinderen, of op een specifieke locatie zoals de Midden-Atlantische regio.
- Anderen financieren alleen bepaalde soorten non-profitorganisaties, zoals daklozenopvangcentra of kerkelijke groepen.
- De meeste stichtingen bieden ook alleen een specifiek soort ondersteuning, zoals financiering om een nieuw programma te starten of voor technologische behoeften.
- Een paar verstrekken algemene werkingsmiddelen, maar dit soort financiers zijn moeilijk te vinden en ontvangen over het algemeen veel, veel meer verzoeken dan gefinancierd kunnen worden.
Zorg ervoor dat de stichtingen waarbij u zich aanmeldt geïnteresseerd zijn in de financiering van uw programma en het helpen van uw specifieke bevolking voordat u begint met het schrijven van subsidies. De meeste stichtingen en bedrijven beschikken over openbare informatie over wie zij in het verleden hebben gefinancierd. Als u deze lijsten doorneemt, krijgt u dus een goed beeld van hoe uw organisatie binnen hun financieringsplannen zou passen.
Potentiële subsidiefinanciers vinden
Afhankelijk van waar u woont, heeft uw plaatselijke bibliotheek mogelijk hulpmiddelen voor het vinden van lokale en nationale stichtingen en bedrijven die financiering verstrekken. Als dat niet het geval is, kunt u het grootste deel van uw onderzoek online doen. Er zijn verschillende websites waar je financiers kunt vinden:
- Met Foundation Directory Online kunt u gratis stichtingen opzoeken door te zoeken op stichtingsnaam, belasting-EIN-nummer, locatie of dollarbereik voor donaties. Als u een robuustere zoekmogelijkheid wilt, kunt u betalen voor hun professionele plan dat ook bedrijfsstichtingen, openbare liefdadigheidsinstellingen en overheidsinstanties dekt.
- Guidestar is een website waarmee u gratis kunt zoeken, zodra u een account heeft aangemaakt via een nationale database van non-profitorganisaties, waaronder stichtingen.
- FoundationSearch is een site die non-profitorganisaties helpt financieringsbronnen te vinden voor een reeks prijzen, afhankelijk van uw organisatie.
- De Council on Foundations heeft een Community Foundation Locator-directory op hun website.
- Met Grant Advisor kunt u zoeken naar financiers per staat.
- GrantWatch is een betaalde service waarmee u financieringsmogelijkheden kunt vinden. Je kunt je abonneren voor $ 18 per week, $ 45 per maand, $ 90 per kwartaal of $ 199 voor het hele jaar.
- GrantStation is een vergelijkbare betaalde service als GrantAdvisor. Een abonnement voor één jaar kost $139 of $189 voor twee jaar. Abonnementen bevatten nuttige informatie over het schrijven van subsidies en overzichten van financiers.
Een andere manier om financieringsinstanties en stichtingen te vinden is door met uw lokale United Way te praten, die u mogelijk op de hoogte kan stellen van lokale familiestichtingen die geen websites hebben of adverteren. Netwerk ook met andere non-profitorganisaties en ontdek waar zij hun financiering hebben ontvangen. Zij kunnen u niet alleen helpen met het verstrekken van bronnen voor informatiesubsidies, maar u kunt mogelijk ook coalities met hen opbouwen om aan uw zaak te werken, waar financiers over het algemeen zeer positief tegenover staan.
Organiseer voordat u schrijft
Zodra je je onderzoek hebt gedaan en een groep stichtingen en bedrijven hebt gevonden waarbij je je wilt aanmelden, is het een handig idee om eerst een spreadsheet te maken. Voeg kolommen toe met de naam van de financier, de deadline voor de aanvraag, eventuele benodigde materialen en uw voortgang met de subsidie, inclusief afvinkkolommen zodat verschillende mensen uw voltooide subsidie kunnen bekijken. Het is altijd een goed idee om iemand uw schrijven te laten redigeren voor algemene grammatica en duidelijkheid, en om een aantal staf- en bestuursleden het te laten beoordelen om te zien hoe duidelijk de noodzaak van het programma wordt aangetoond.
Lees de instructies
Dit lijkt misschien een voor de hand liggende stap, maar het is een belangrijke stap. Zorg ervoor dat u een checklist heeft gemaakt van elk bewijsstuk dat de financier nodig heeft. Lees hun richtlijnen aandachtig, zodat u zeker weet dat u elke vraag beantwoordt die op hun aanvraagformulier wordt gesteld. Je wilt geen subsidie mislopen omdat je een belangrijke vraag niet hebt beantwoord.
Praat met de individuele stichting in uw aanvraag
Hoewel je misschien merkt dat veel van de financiers vergelijkbare en soms identieke subsidieaanvragen hebben, betekent dit niet dat ze dat allemaal zullen doen. Houd rekening met verschillen en zorg ervoor dat u uw subsidie specifiek schrijft voor de verzoeken van elke individuele financier. Het is prima om eerst een algemene beschrijving van uw verzoek te schrijven en die vervolgens als basis te gebruiken voor elke afzonderlijke toepassing. Zorg ervoor dat u elke individuele aanvraag aanpast om de vragen van die financier te beantwoorden, en afhankelijk van hun focus wilt u misschien aanvullende informatie verstrekken over een subsidie die uw aanvraag doet opvallen.
Een typische subsidieaanvraag
De meeste subsidieaanvragen stellen zeer vergelijkbare vragen en volgen dezelfde structuur. Over het algemeen kunt u van een toepassing verwachten dat deze de volgende secties bevat:
- De kwalificaties van uw organisatie beschrijven uw geschiedenis, missie en doel, evenals belangrijke medewerkers en vrijwilligers. Het doel van deze sectie is om aan te tonen dat u in staat bent het voorgestelde programma uit te voeren.
- De behoefteanalyse, of probleemstelling, beschrijft het probleem dat uw project probeert op te lossen. Dit is een goed gebied om statistieken en harde gegevens op te nemen over de bevolking die u probeert te dienen en waarom zij hulp nodig hebben.
- De doelen en doelstellingen van uw voorgestelde programma, die specifiek en meetbaar moeten zijn en een duidelijke tijdlijn moeten hebben.
- In een methodologiegedeelte beschrijft u uw programma in detail. Hier schrijf je over hoe je elk doel gaat bereiken, inclusief wie het werk zal doen en wanneer.
- Een evaluatiegedeelte beschrijft hoe u de doelstellingen van het programma gaat beoordelen om te bepalen aan welke punten is voldaan en wat extra werk nodig heeft. Het kan ook beschrijvingen bevatten van processen zoals klantonderzoeken, communityfeedback en meer. Evaluatie is vaak een onderdeel van een subsidie dat over het hoofd wordt gezien en hoe meer u aan de financier kunt laten zien hoe u ervoor kunt zorgen dat hun geld goed wordt gebruikt, hoe serieuzer zij uw voorstel zullen beoordelen.
- Een begrotingsgedeelte waarin gedetailleerd wordt beschreven hoe het geld zal worden gebruikt, inclusief specifieke regelitems. U zult waarschijnlijk naast het specifieke programmabudget ook een budget voor uw hele organisatie moeten opnemen.
- Een financieringssectie waarin wordt beschreven hoe uw organisatie in de toekomst financiering voor uw programma wil vinden. Dit is ook een cruciaal onderdeel dat soms over het hoofd wordt gezien. Een financier wil niet alleen weten dat u zijn geld goed gaat gebruiken, maar ook dat u een plan heeft om financiering te blijven vinden, aangezien veel subsidies slechts voor één jaar gelden.
Doe een laatste beoordeling vóór indiening
Zodra u uw subsidie hebt uitgeschreven en al uw ondersteunende documenten hebt verzameld, zorg er dan voor dat u een laatste beoordeling uitvoert. Het is gemakkelijk om een document of sectie over het hoofd te zien, vooral als u veel subsidies schrijft of als het een bijzonder lange aanvraag betreft. Het is altijd een verstandig idee om een tweede of derde persoon de subsidie mee te laten doorlopen. Bewaar een kopie van de subsidie voor uw bestanden voordat u deze per post verzendt, of klik op online verzenden.
Succesvol subsidies aanvragen voor non-profitorganisaties
Raak niet ontmoedigd als u wordt afgewezen voor de eerste subsidieaanvraag die u verzendt. Houd er rekening mee dat u concurreert met veel andere non-profitorganisaties met waardevolle programma's en dat financiers een beperkte hoeveelheid geld hebben voor elke financieringscyclus. Hoe meer u werkt aan het schrijven van subsidies, hoe meer oefening u krijgt in het aanscherpen van uw boodschap en het maken van een overtuigend argument ten gunste van het dienen van uw zaak en het dienen van de bevolking in nood.
