Wanneer een werknemer u laat weten dat hij of zij ontslag neemt, kan het moeilijk zijn om te weten wat u moet zeggen. Managers worden vaak verrast als een medewerker ontslag neemt, dus het is belangrijk dat ze voorbereid zijn om gepast te reageren als een medewerker een ontslagbrief inlevert of zegt dat hij zijn baan opzegt.
Wat u moet zeggen als een werknemer ontslag neemt
Er is niet slechts één juiste manier om te reageren als iemand zijn baan opzegt. In veel opzichten zal wat u moet zeggen variëren, afhankelijk van de specifieke kenmerken van de situatie en het beleid en de procedures van uw bedrijf. Wat er ook gebeurt, het is belangrijk om op een beschaafde en professionele manier te reageren.
Initiële antwoordopties
Als een werknemer je vertelt dat hij of zij ontslag neemt, wees dan bereid om onmiddellijk op zijn verklaring te reageren, op een kalme, koele manier. Voorbeelden van geschikte eerste reacties zijn:
- Het spijt me dat te horen.
- Bedankt dat je het me laat weten.
- Ik ben verrast om te horen dat je weggaat.
Zeg niets dat als negatief, veroordelend of denigrerend kan worden geïnterpreteerd. Reageer niet op een manier die erop zou kunnen duiden dat u de beslissing van de persoon om te stoppen persoonlijk opvat.
Verzoek om schriftelijke kennisgeving
De meeste bedrijven hebben een schriftelijke ontslagbrief nodig. Heeft de werknemer geen brief? Vraag deze dan aan na uw eerste opgave. U kunt het beste een schriftelijke kennisgeving krijgen op het moment dat de werknemer u vertelt dat hij vertrekt. Het kan met de hand worden geschreven, naar u worden gemaild of snel worden getypt en afgedrukt. Een ontslagbrief hoeft alleen maar de datum te bevatten, een verklaring dat de werknemer besluit ontslag te nemen en wat de persoon verwacht dat zijn laatste werkdag zal zijn.
Om een schriftelijke ontslagbrief aan te vragen, kunt u zeggen:
- Ik ben blij dat je het me hebt verteld, hoewel het bedrijfsbeleid een schriftelijke ontslagbrief vereist. Heb je er een voorbereid?
- Als je geen ontslagbrief hebt, laten we er dan nu een opstellen. Hier is een notitieblok dat je kunt gebruiken.
- HR zal om een kopie van uw ontslagbrief vragen. Ik zie dat je je telefoon bij je hebt. Wilt u uw e-mailadres ophalen, een korte notitie typen ter bevestiging van ons gesprek en deze naar mij sturen?
Wees voorbereid op het beantwoorden van vragen, inclusief hoeveel kennisgeving het bedrijf verwacht wanneer een werknemer ontslag neemt. Raadpleeg het werknemershandboek van het bedrijf voor een definitief antwoord als u niet zeker bent.
Accepteer het ontslag
Tenzij er een contract bestaat dat de werknemer verbiedt ontslag te nemen, laat hem dan weten dat u zijn ontslag accepteert. Vertel hen dat u of een HR-vertegenwoordiger contact met u zal opnemen om de details van hun vertrek uit de organisatie af te ronden zodra u de juiste kanalen heeft gevolgd.
Vervolgvragen
Misschien wil je een paar vragen stellen om te proberen te begrijpen waarom de persoon heeft besloten te vertrekken. Voorbeelden van vragen die geschikt zouden zijn, zijn:
- Zou u bereid zijn te delen wat u ertoe heeft gebracht ontslag te nemen?
- Is er iets specifieks gebeurd waardoor je hebt besloten te vertrekken?
- Zou je willen delen wat je van plan bent te doen nadat je tijd hier voorbij is?
Dwing de werknemer niet tot antwoorden. Een werknemer is niet verplicht om aan de werkgever te vertellen waarom hij of zij stopt of wat hij/zij van plan is te gaan doen. Stel ook niet te veel vragen. Als een medewerker terughoudend lijkt om te delen, laat het dan met rust. De kans is groot dat iemand van het HR-team soortgelijke vragen zal stellen tijdens het exit-interview van het individu.
Wens ze het beste
Sluit het gesprek beleefd af door waardering te uiten en de ander het beste te wensen. Bijvoorbeeld:
- Bedankt voor je harde werk gedurende de tijd dat je hier bent geweest. Beste wensen voor aanhoudend succes.
- Bedankt dat je het mij persoonlijk hebt laten weten. Ik waardeer uw overweging en wens u het beste.
- Je zult gemist worden. Beste wensen voor veel succes in welk carrièrepad je ook volgt.
Vooruitgaan na het ontslag van een werknemer
Zodra het ontslag van een werknemer is geaccepteerd, is het tijd om zich op de transitie te concentreren. Schakel het juiste personeel in om het ontslagpapierwerk en de procedures af te handelen, inclusief HR en het informatietechnologieteam. Er moet worden gezocht naar een vervanger en andere werknemers moeten op de hoogte worden gesteld. Omgaan met het ontslag van een goede werknemer is niet iets waar elke manager mee te maken wil krijgen. Als u voorbereid bent op deze mogelijkheid, kunt u het ontslag van een werknemer met professionaliteit en gratie verwerken.
