Terwijl alle zakelijke conferenties over het algemeen een verscheidenheid aan sprekers hebben die onderwerpen bespreken die van belang zijn voor de aanwezigen, omvatten de beste evenementen een scala aan verschillende soorten activiteiten. Zorg ervoor dat het volgende evenement dat u plant een succes is door opties op te nemen die alle segmenten van de doelgroep zullen aanspreken.
Keynote-sprekers
Keynote-sprekers kunnen een grote aantrekkingskracht hebben op conferentiedeelnemers. Dit zijn doorgaans algemene sessiepresentaties, wat betekent dat er geen andere sprekers tegelijkertijd sessies houden. De onderwerpen gaan meestal verder dan het standaard tarief voor professionele ontwikkeling en bieden inspiratie of unieke inzichten. Hoewel keynote-presentatoren op elk moment kunnen worden ingepland, worden ze vaak geboekt voor de eerste en laatste sessies op een conferentie.
Afhankelijk van de omvang en het budget van het evenement boeken sommige groepen beroemdheden of andere spraakmakende personen als keynote sprekers. Dan Liever was bijvoorbeeld een keynote spreker voor HR Florida in 2016, en Malala Yousafzai zal spreken op de Society for Human Resource Management (SHRM) 2018 Conference & Expo. Kleinere organisaties boeken vaak lokale beroemdheden of motiverende sprekers voor deze sessies. Je kunt keynote sprekers vinden via organisaties zoals de National Speakers Association of Big Speak.
Breakoutsessies
Breakoutsessies zijn educatieve programma's die de hele dag worden gehouden tijdens zakelijke conferentie-evenementen. Er wordt meer dan één sessie tegelijkertijd gepland, zodat deelnemers uit een verscheidenheid aan onderwerpen kunnen kiezen, zodat ze hun schema tot op zekere hoogte kunnen aanpassen. Overweeg het boeken van succesvolle professionals in uw vakgebied, brancheconsulenten en trainers, vertegenwoordigers van overheidsinstanties en andere experts voor keynote slots. Overweeg een oproep voor sprekers op de website van uw organisatie te plaatsen om mensen die geïnteresseerd zijn in een bijdrage, aan te moedigen voorstellen in te dienen.
Bij het plannen van breakout-sprekers is het belangrijk om een grote verscheidenheid aan onderwerpen aan te bieden en de onderwerpen zo te spreiden dat mensen waarschijnlijk programma's kunnen bijwonen die aansluiten bij hun interesses. Als u bijvoorbeeld twee boekhoudkundige sprekers heeft, plan deze dan op verschillende tijdstippen, zodat de mensen die het meest geïnteresseerd zijn in boekhouding de kans krijgen om beide bij te wonen. Bied tegelijkertijd enorm verschillende onderwerpen aan, zoals marketing of klantenservice, zodat bezoekers die niet geïnteresseerd zijn in boekhouding ook genoeg te kiezen hebben.
Brainstormsessies
Een van de grootste voordelen van het bijwonen van conferenties is de mogelijkheid om gelijkgestemde professionals te ontmoeten en met hen te communiceren. Overweeg om tijd in de agenda vrij te maken voor brainstormsessies die specifiek zijn voor bepaalde onderwerpen. U kunt bijvoorbeeld een paar breakout-sessies blokkeren voor rondetafelgesprekken over actuele onderwerpen die relevant zijn voor de aanwezigen. Als alternatief kunt u op verschillende tijdstippen van de dag zitplekken in de lobby van de locatie aanwijzen voor discussies over speciale interesses. Bezoekers die meer willen weten over wat anderen denken over de aangewezen onderwerpen zullen het op prijs stellen als ze de kans krijgen om aan zoiets deel te nemen.
Detailhandel
Conferenties beschikken vaak over draagbare winkels waar deelnemers merkartikelen kunnen kopen die de sponsorvereniging aanbiedt, zoals t-shirts, pennen, portefeuilles en meer. Deze verkooppunten verkopen doorgaans ook boeken die zijn geschreven door auteurs die op het evenement spreken. Als uw groep niet in een grote hoeveelheid inventaris kan investeren, hoeft u alleen maar een paar display-items aan te bieden die bezoekers tijdens het evenement kunnen bestellen, zodat u ze thuis of op kantoor kunt laten bezorgen. Ze zullen het waarschijnlijk op prijs stellen dat u geen spullen hoeft mee te sjouwen of in te pakken om mee naar huis te nemen, dus het kan zijn dat u op deze manier nog meer verkoopt.
Boeksigneersessies
Over auteurs gesproken: het is een goed idee signeersessies te plannen voor sprekers die tijdens het evenement boeken hebben gepubliceerd. Het is over het algemeen het beste om de signeersessie van een bepaalde auteur onmiddellijk na de toespraak van die persoon te organiseren, omdat bezoekers die enthousiast zijn over de presentatie van die persoon rechtstreeks naar de signeersessie kunnen gaan om een boek te kopen om te laten signeren. Dit kan uw groep helpen de boekverkoop te stimuleren, en het maakt het vooruitzicht om op uw evenement te spreken ook bijzonder aantrekkelijk voor auteurs.
Beurs
De meeste zakelijke conferenties omvatten een vakbeursgedeelte, waarbij een ruimte wordt gereserveerd waar verkopers en sponsors stands kunnen opzetten om hun producten en diensten te tonen in ruil voor een vergoeding. Het geld dat binnenkomt als resultaat van vergoedingen die verband houden met deelname aan beurzen kan helpen de kosten van het organiseren van het totale evenement te dekken en de planningsorganisatie ook helpen inkomsten te genereren ter ondersteuning van haar activiteiten.
Voor sommige conferenties blijft de beurs de hele tijd open, terwijl op andere de exposantenstand alleen beschikbaar is voor deelnemers op momenten dat er geen sessies plaatsvinden. Elke exposant krijgt een specifieke standruimte toegewezen waar hij displays opstelt die zijn producten en diensten promoten. Ze wijzen teamleden toe om de stands te bemannen en om met de aanwezigen te communiceren. De meeste verspreiden productliteratuur en bieden een soort weggeefactie aan (meestal promotionele relatiegeschenken of snacks), en verzamelen ook contactgegevens van bezoekers om in de toekomst voor marketingdoeleinden te gebruiken.
Stille veiling
Als uw conferentie een grote inzamelingsactie is voor de sponsorgroep of een andere vereniging, overweeg dan om een stille veiling te organiseren. Hierbij worden gedoneerde items verzameld waarop deelnemers gedurende een bepaalde tijd tijdens de conferentie kunnen bieden. Zodra het bieden is gesloten, "wint" de hoogste bieder voor elk item - wat betekent dat hij of zij het item zal kopen. Degenen die meedoen, hebben plezier bij het winkelen en concurreren, vooral als ze geweldige koopjes krijgen, en de organisatie profiteert van een extra inkomstenstroom uit het evenement.
Eten: ma altijden en snacks
Eten is een belangrijk onderdeel van elk conferentie-evenement! De kans is groot dat u ma altijden en snacks moet kopen in het congrescentrum, hotel of andere locatie waar het evenement wordt gehouden. Plan 's ochtends een licht ontbijt als het evenement vroeg op de dag begint, een lunchbuffet of een lunchbuffet en snacks in de middag. Bij sommige evenementen zijn ook avondma altijden op een of meer avonden inbegrepen, vooral als er een prijsuitreiking of een speciale avondpresentatie plaatsvindt.
Zorg ervoor dat u bij het bestellen van het menu over een grote verscheidenheid aan opties beschikt om rekening te houden met speciale dieetbeperkingen. Als je buffetten aanbiedt, zorg er dan voor dat er keuzemogelijkheden zijn voor mensen die dingen als gluten, suiker, tarwe, noten of vlees niet kunnen (of willen) eten. Het is ook raadzaam om opties beschikbaar te hebben voor degenen die een veganistische levensstijl volgen. Als je ma altijden op bord serveert, zorg er dan voor dat bezoekers ma altijden kunnen kiezen die passen bij hun manier van eten. Eén manier om dit te doen is door een sectie op het registratieformulier op te nemen waar deelnemers dieetbeperkingen kunnen opgeven of speciale bestellingen kunnen plaatsen.
Kick-offreceptie
Overweeg een kick-offreceptie te organiseren op de eerste avond van de conferentie, gericht op het betrekken van deelnemers bij het evenement en het promoten van supporters (verkopers en sponsors). Het idee is om een leuk evenement te organiseren waar mensen naar uitkijken en dat hen de kans geeft om op een gestructureerde manier met andere aanwezigen te socialiseren.
Deze recepties worden vaak op de beursvloer gehouden, waardoor de deelnemers een eerste glimp kunnen opvangen van de exposanten in een ontspannen omgeving waar eten en drinken wordt geserveerd. Dit creëert een voordeel met toegevoegde waarde voor verkopers en sponsors die betalen voor stands van exposanten, aangezien deze recepties doorgaans goed worden bezocht door deelnemers aan de conferentie.
Je kunt waarschijnlijk een sponsor vinden die de kosten van dit soort evenementen op zich neemt in ruil voor promotionele overwegingen. Als je alcohol gaat schenken bij de receptie, overweeg dan om elke bezoeker een bepaald aantal drankbonnen te geven, zodat ze gratis een paar drankjes kunnen krijgen. Dit zal helpen de kosten onder controle te houden en ook andere potentiële aansprakelijkheidsproblemen te minimaliseren. Er mogen geen kosten in rekening worden gebracht voor het eten of andere soorten dranken.
Sociale connecties
Het is een goed idee om extra informele manieren op te nemen waarmee deelnemers op een ontspannen manier met elkaar in contact kunnen komen en sociale contacten kunnen onderhouden. Je kunt bijvoorbeeld een Tweetup toevoegen waarmee mensen op een leuke manier met elkaar in contact kunnen komen en tegelijkertijd de aanwezigheid op sociale media van het evenement kunnen vergroten. Selecteer een officiële hashtag voor het evenement, zodat bezoekers hun ervaringen online kunnen delen.
Het is ook een goed idee om bezoekers de mogelijkheid te geven zich aan te melden voor deelname aan groepsevenementen waarvoor ze zelf zouden betalen, zoals ma altijden in bepaalde soorten restaurants, met sprekers of auteurs wier werk tijdens het evenement wordt uitgelicht, of om de plaatselijke bezienswaardigheden te bekijken. Dit is vooral gunstig voor mensen die niet samen met andere mensen aanwezig zijn, omdat het hen een manier biedt om andere deelnemers te leren kennen en deel te nemen aan de lokale omgeving zonder dat ze er alleen op uit hoeven te gaan.
Entertainment
Entertainment kan een geweldige extra functie zijn voor grote conferenties, vooral voor conferenties die meerdere dagen duren. Sommige meerdaagse conferenties omvatten evenementen buiten kantooruren, zoals concerten, comedy-optredens of feesten waar deelnemers aan kunnen deelnemen. De toegang voor bezoekers moet bij de totale registratiekosten voor het evenement zijn inbegrepen, maar je moet ze waarschijnlijk ook toestaan extra kaartjes te kopen, alleen voor de op entertainment gerichte portie(s). Zo is het voor zakenreizigers die vrienden of familieleden meenemen mogelijk om hun reisgenoten mee te nemen voor dit soort evenementen.
Trainingsgroepen
Het kan moeilijk zijn om op koers te blijven met je trainingsroutine als je de stad uit bent voor een conferentie. Het kan nuttig zijn als de organisatoren van het evenement een schema publiceren met georganiseerde groepsoefeningen. U kunt bijvoorbeeld een commissielid dat bekend is met de omgeving vragen om dagelijkse wandelingen of hardloopsessies te organiseren, of een ruimte op de locatie reserveren om groepsfitnesslessen aan te bieden aan degenen die willen deelnemen.
Deurprijzen voor deelnemers
Mensen houden ervan om dingen te winnen, dus het kan geweldig zijn om deelnemers manieren te bieden om zich te registreren en deurprijzen te winnen tijdens het evenement. U kunt deurprijzen opnemen die door de sponsororganisatie zijn verstrekt, maar ook artikelen die door leveranciers zijn bijgedragen. Sommige groepen kunnen bijvoorbeeld een geldprijs toekennen (gefinancierd door de organisatie of een sponsor), samen met kleinere prijzen die worden gedoneerd door exposanten van beurzen.
Veel groepen beheren het proces van het toekennen van deurprijzen door bezoekers te voorzien van bingokaarten met de naam van elke sponsor of de eerste paar verkopers die zich registreren en betalen. Bezoekers moeten de aangegeven stands bezoeken om unieke stempels of handtekeningen te krijgen, waarna de ingevulde kaarten in een trekking worden opgenomen. Kaarten worden op een vooraf gespecificeerd tijdstip getrokken (meestal aan het eind van de dag), waarbij prijzen worden uitgereikt aan deelnemers die aanwezig zijn.
Bij sommige evenementen belonen leveranciers met deurprijzen deze door visitekaartjes van bezoekers te verzamelen of streepjescodes van hun badges te scannen.
Expositiedeurprijzen
Sommige groepen bieden ook deurprijzen aan exposanten aan als een manier om de individuen en bedrijven die financiële steun verlenen aan de conferentie verder te betrekken. Eén optie is om de namen van een of twee exposanten te trekken, zodat ze gratis standruimte krijgen voor het evenement van het volgende jaar. U kunt ook overwegen namen van vertegenwoordigers van leveranciers te trekken om leuke prijzen uit te reiken die zij graag zullen ontvangen. Ze zullen het op prijs stellen, en het kan hen helpen hun werkgevers aan te sporen volgend jaar mee te doen!
Evaluaties
Het is belangrijk om feedback te krijgen van de bezoekers van dit jaar, maar ook van de verkopers en sponsors. Zorg voor een manier waarop alle betrokkenen een evaluatieformulier kunnen invullen. U kunt tijdens het evenement of de follow-up papieren evaluaties verspreiden door binnen enkele dagen een enquête te versturen. Hoe je ook om feedback vraagt, het is belangrijk dat je dat doet! Het is ook belangrijk dat je luistert! Publiceer de resultaten en houd rekening met de feedback die u krijgt wanneer u begint met het plannen van het evenement van volgend jaar.
Een geweldige conferentie
Hoewel dit geen alomvattende lijst is van alle mogelijke soorten activiteiten die in een conferentie kunnen worden opgenomen, is het wel een goed startpunt. Bekijk deze ideeën en moedig de anderen die betrokken zijn bij het plannen van uw volgende evenement aan hetzelfde te doen. Gebruik wat u leert om een aantal activiteiten te selecteren en als uitgangspunt om andere ideeën te bedenken die uw evenement nog aantrekkelijker kunnen maken voor uw doelgroep. Er zijn veel conferenties, dus het is belangrijk om stappen te ondernemen om ervoor te zorgen dat de jouwe waardevolle kansen en middelen voor professionele ontwikkeling biedt, maar ook wat plezier.
