Als uw organisatie financiering van welke aard dan ook ontvangt, is het opvolgen van een bedankbrief een must. Het versterken van de relaties met donoren door het sturen van een bedankbrief zal niet alleen bijdragen aan het veiligstellen van toekomstige financiering, maar zal de donateur ook een manier geven om te weten dat u hun steun waardeert. Brieven dienen ook als bewijs van een schenking en kunnen vaak voor belastingdoeleinden worden gebruikt.
Afdrukbare donatie bedankbrieven
Veel organisaties ontvangen het hele jaar door donaties voor hun verschillende inspanningen. De bijgevoegde afdrukbare bedankbrieven voor de donatie kunnen op uw bureaublad worden opgeslagen of worden afgedrukt en vervolgens indien nodig worden gebruikt. Ze kunnen dienen als een nuttige leidraad bij het voorbereiden van de bedankbrieven van uw eigen organisatie en zullen nuttig zijn bij het bedanken van degenen die uw missie hebben gesteund. Als je hulp nodig hebt bij het downloaden van de brieven, bekijk dan deze handige tips.
Donordonatie bedankbrief
Een van de meest elementaire en misschien wel meest gebruikte soorten donatiebedankbrieven is de bedankbrief voor een financiële donatie. De bijgevoegde bedankbrief voor uw financiële donatie kunt u versturen zodra u een liefdadigheidsdonatie ontvangt. Het bedankt in feite de donor voor zijn bijdrage en laat de deur open voor toekomstige mogelijkheden om verbinding te maken. Het kan ook voor belastingdoeleinden worden gebruikt en dient als registratie voor uw bijdrage.
Bedankbrief sponsoring
Een andere veel voorkomende vorm van donatie is sponsoring. Veel bedrijven en particulieren besluiten een speciaal evenement te sponsoren en hieraan financieel bij te dragen. De bijgevoegde bedankbrief voor uw sponsoring kan worden verzonden naar degenen die het evenement van uw organisatie hebben gesponsord. In dit type brief wordt het bedrag van de donatie beschreven, evenals eventuele voordelen die worden gegeven in ruil voor de sponsoring, zoals kaartjes voor het gesponsorde evenement of erkenning.
Bedankbrief voor aanwezigheid
Nadat ze een speciaal evenement hebben georganiseerd, sturen organisaties bedankbrieven naar degenen die het evenement hebben bijgewoond. De bijgevoegde bedankbrief voor het bijwonen van een speciale gebeurtenisbrief kan worden gestuurd naar iedereen die een liefdadigheidsbenefiet heeft bijgewoond en daarvoor geld heeft bijgedragen. In dit type brief moet de datum van het evenement worden vermeld en welk deel van de donatie fiscaal aftrekbaar is. Het kan ook eventuele toekomstige evenementen vermelden en kan worden gebruikt voor belastingdoeleinden.
Bedankbrief voor zakelijke bijdrage
Vergeet niet alle bedrijven te bedanken die aan uw goede doel doneren. De bijgevoegde zakelijke bedankbrief kunt u sturen naar bedrijven die een bijdrage aan uw organisatie hebben gestuurd. Het is een geweldige manier voor uw organisatie om waardering te uiten en het bedrijf een overzicht van de donatie te geven.
Basis bedankbrief anatomie
Als je de verschillende sjablonen voor donatiebrieven bekijkt, houd er dan rekening mee dat alle brieven dezelfde basisinformatie moeten bevatten. Enkele punten om in gedachten te houden zijn:
- Maak een persoonlijke connectie met je werk.
- Laat de donor zien hoe zijn geld wordt gebruikt.
- Creëer een visie voor uw missie.
- Geef een glimp van waar je naartoe gaat.
Als u van plan bent uw bedankbrief te combineren met een ontvangstbewijs, zorg er dan voor dat u ook alle informatie opneemt die aanwezig moet zijn in een ontvangstbewijs voor een liefdadigheidsdonatie.
Tips voor het schrijven van creatieve donatiebedankbrieven
Bedankbrieven voor donaties kunnen formeel en zakelijk of leuk en creatief zijn, afhankelijk van het doel van uw organisatie en de ontvangers van de brieven. Als u bijvoorbeeld bedankjes stuurt naar bedrijfssponsors voor een inzamelingsactie voor kankeronderzoek, wilt u het formeler aanpakken. Als u echter bedankjes stuurt naar bedrijfssponsors voor een jeugdsportprogramma, kunt u ze wat leuker maken. Ken uw merk en uw publiek en beslis vervolgens welk soort creativiteit geschikt is.
Gebruik een leuk thema
Het gebruik van een leuk bedrijfsthema kan ervoor zorgen dat uw donatiebrief opv alt, omdat deze samenhangend aanvoelt, verbonden is met uw unieke evenement of organisatie, en gedenkwaardig is voor degenen die mogelijk veel standaardbrieven ontvangen. Kies een thema dat bij jouw organisatie of evenement past, zoals pootafdrukken voor een dierenasiel. Verwerk het thema in uw ontwerp, formaat, lettertype, bewoording, enveloppen en postzegels (indien mogelijk) voor een gecoördineerde en gedenkwaardige look.
Ga verder dan eenvoudig witboek
Sla het standaardkopieerpapier over en geef uw donatiebrief een unieke uitstraling met leuke papierontwerpopties.
- Gebruik papier in dezelfde kleur als het logo in je logo, zodat je het gemakkelijk kunt herkennen als jouw identiteit.
- Voeg een watermerklogo toe aan de achtergrond van de brief voor visuele aantrekkingskracht op een formele manier.
- Maak een coole rand rond de letter, zoals kleine hand-emoji's, zoals de duim omhoog, klappen en wijzende vinger als een stil gebaar van dankbaarheid.
- Kies gekleurde enveloppen die contrasteren met uw briefpapier.
Wees creatief met bezorging
Je brief hoeft geen spektakel te zijn als je bezorgbericht dat wel is. Maak de ontvangst van een brief gedenkwaardig door ongebruikelijke bezorgmethoden te kiezen.
- Gebruik papiervouwtechnieken zoals origami om de letters in creatieve vormen te vouwen voordat je ze persoonlijk uitdeelt.
- Laat elke brief bezorgen als een zingend telegram.
- Doe de letters in dunne geschenkdozen of een ander leuk bakje voordat je ze verzendt.
- Voeg een bedrijfsmagneet, een gratis kortingsbon of een andere kleine, eenvoudige freebie toe die eruit v alt als ze de brief openen, zodat ze je het hele jaar door in gedachten kunnen houden.
- Zet de brief vast met een lint, zodat het een uitnodigend cadeau lijkt.
Personaliseer elke letter
Zorg ervoor dat je brieven persoonlijker aanvoelen dan een bedankbrief door aangepaste elementen toe te voegen voor elke ontvanger.
- Onderteken elke brief met de hand met een verschillende gekleurde pen.
- Voeg een foto toe van de ontvanger die interactie heeft met uw bedrijf of evenement.
- Werk samen met andere medewerkers om elke letter in zijn geheel met de hand te schrijven.
Bouw positieve donorrelaties op
Met de juiste bedankbrieven kun je relaties opbouwen met donateurs die jarenlang meegaan. De ontvangers van de brief zullen kunnen zien hoe oprecht uw dank is gebaseerd op het uiterlijk en de bewoording, dus besteed veel tijd en moeite om ze echt attent te maken.
