Elke bedrijfssluitingssituatie heeft verschillende details. Het type bedrijf bepa alt welke acties u, uw klanten of leveranciers moeten ondernemen voordat het bedrijf voorgoed sluit. Om een gepersonaliseerde brief te ontwikkelen die aan uw behoeften voldoet, begint u met een voorbeeldbrief en past u de bewoording aan om de details van uw specifieke situatie weer te geven.
Sjablonen voor zakelijke slotbrieven
Als u het proces van het sluiten van een bedrijf beheert, kan het passend zijn om brieven naar uw klanten en leveranciers te sturen. Voorbeeldbrieven voor deze doelgroepen vindt u hier. U kunt elke sjabloon openen door op de bijbehorende afbeelding te klikken. Elke sjabloon is een aanpasbaar PDF-document dat naar behoefte kan worden opgeslagen en afgedrukt. Zie deze handleiding voor printables voor hulp bij het werken met de documenten.
Klantmelding
Deze sjabloon is ontworpen om naar klanten te worden verzonden om hen te laten weten dat een bedrijf sluit. Het is vooral belangrijk om dit type brief te sturen als klanten artikelen op uw locatie moeten ophalen of een andere actie moeten ondernemen voordat het bedrijf wordt stopgezet.
Leveranciermelding
Gebruik deze brief om leveranciers ervan op de hoogte te stellen dat uw organisatie de activiteiten gaat staken. Zorg ervoor dat u voldoende op de hoogte bent voor de definitieve facturering, betaling en oplossing van openstaande kwesties.
Redenen om een bedrijfssluitingsbrief te schrijven
Als u eenmaal de beslissing heeft genomen om uw bedrijf te sluiten, is het niet raadzaam om zomaar een bordje 'gesloten' aan uw deur te hangen. U kunt de sluiting het beste met een formele brief aan uw klanten en leveranciers bekendmaken. Zij zijn belangrijke spelers geweest in uw bedrijfsactiviteiten door uw producten en diensten te kopen en, in het geval van leveranciers, door u producten en diensten te leveren die een belangrijke rol speelden in uw bedrijf. Als een van uw laatste handelingen aan de klantenservice moet u hen vooraf waarschuwen dat uw bedrijf niet langer beschikbaar zal zijn.
De bedrijfsafsluitingsbrief is een uitstekende manier om op professionele wijze een einde te maken aan uw huidige zakelijke relatie en om eventuele acties uit te leggen die door uw klanten en leveranciers moeten worden ondernomen. Het versturen van dit soort brieven getuigt van een poging om te goeder trouw te communiceren met en tegemoet te komen aan degenen met wie uw organisatie zaken heeft gedaan. Het kan er ook voor zorgen dat alle zaken vóór de sluiting worden afgehandeld, wat kan helpen voorkomen dat er zich later potentiële juridische problemen voordoen.
Sluitingsmelding Timing
Er bestaat geen vaste regel over wanneer u een zakelijke afsluitingsbrief moet versturen. De daadwerkelijke postdatum is afhankelijk van verschillende factoren.
Klanten
U wilt dat uw speciale klanten van u horen over de sluiting van uw bedrijf, niet via geruchten of het ontdekken van een gesloten deur zonder voorafgaande kennisgeving. Als u hiervan op de hoogte bent, krijgt uw klant het idee dat u speciaal bent en krijgt u de kans om eventuele noodzakelijke laatste zakelijke transacties met u uit te voeren.
Overweeg in het algemeen om ten minste 30 dagen vóór de sluitingsdatum een afsluitende kennisgevingsbrief te versturen of een kopie van de brief op te nemen in hun maandelijkse factuur. Een servicebedrijf zoals een stomerij of reparatiewerkplaats zal klanten voldoende tijd moeten geven om binnen te komen en hun spullen op te halen. Een detailhandelsbedrijf zal waarschijnlijk veel tijd willen vrijmaken voor een verkoop om de voorraad te verminderen, waarbij de zakelijke afsluitingsbrief wordt vrijgegeven voordat de verkoop begint.
Leveranciers
Het is over het algemeen het beste om leveranciers ten minste 60 dagen vóór uw definitieve bedrijfsdatum op de hoogte te stellen van uw voornemen om te sluiten. Hierdoor is er voldoende tijd om rekeningen te vereffenen en te sluiten.
Speciale overweging voor toekomstige plannen
Als u een bedrijf verkoopt en van plan bent onmiddellijk daarna een gerelateerd nieuw bedrijf te openen, wilt u wellicht de tijd tussen beide zaken zo kort mogelijk houden. U kunt bijvoorbeeld beslissen om het versturen van de bedrijfsafsluitingsbrief uit te stellen tot vlak voor de sluitingsdatum als u uw huishoudfranchise verkoopt en uw eigen huishoudservice opent.
Wat u in uw brief moet communiceren
De belangrijkste doelen van een bedrijfsafsluitingsbrief zijn het duidelijk weergeven van de details van de bedrijfssluiting en het oprecht bedanken van de lezer voor zijn bedrijf of dienst. Deze brieven hoeven niet lang te zijn om effectief te zijn. De letter moet:
- Vertel de lezer de datum waarop het bedrijf zal sluiten
- Informeer de lezer over alles wat hij of zij moet doen (zoals de stomerij ophalen, de openstaande rekening betalen of langskomen voor de bedrijfsuitverkoop)
- Vertel de lezer waar hij zijn vragen kan stellen
- Bedank de klant of leverancier voor zijn bedrijf
In de brief hoeft geen reden te worden vermeld waarom het bedrijf wordt gesloten. Als de reden goed nieuws is, zoals het pensioen van de eigenaar, kunt u ervoor kiezen om de reden in de brief op te nemen. Anders is het meestal het beste om de brief te concentreren op onderwerpen die belangrijk zijn voor de lezer, zoals wat ze moeten doen en tegen wanneer.
Onderhoud de relatie
Het verdient altijd de voorkeur om een zakelijke relatie met een positieve noot achter te laten. Zelfs als u nooit meer van plan bent iemand anders te zien of ermee samen te werken, kunt u het beste behulpzaam, positief en oprecht zijn in uw zakelijke afsluitingsbrieven. Uw professionaliteit zal het gemakkelijker maken om het bedrijf te sluiten en het kan u een voorsprong geven als uw toekomstige bedrijfsplannen ertoe leiden dat u in de toekomst met dezelfde personen gaat samenwerken.
