Net als bedrijven met winstoogmerk hebben liefdadigheidsinstellingen zonder winstoogmerk personeel nodig om hun organisatie draaiende te houden. Hoewel hun primaire doel het verstrekken van financiering en programmering voor specifieke bevolkingsgroepen is, gebruiken liefdadigheidsinstellingen ook een deel van hun geld om degenen te betalen die alles legaal en georganiseerd houden.
Standaardisatie van administratieve uitgaven voor goede doelen
Het is al lang een regel in de non-profitsector om administratieve kosten te beschouwen als maatstaf voor de financiële gezondheid van de organisatie. Historisch gezien was het magische getal dat alle kosten onder de 30 procent een liefdadigheidsinstelling vertegenwoordigden die op zijn minst een poging deed om de fiscale verantwoordelijkheid te behouden. Recente denkrichtingen hebben gesuggereerd dat de meest succesvolle liefdadigheidsinstellingen niet alleen op hun administratieve kosten kunnen worden beoordeeld, maar ook op hun effectiviteit en impact moeten worden gewaardeerd.
Wat is inbegrepen in de administratieve kosten
De kosten voor het runnen van een goed doel worden administratieve kosten of soms overheadkosten genoemd. Deze uitgaven bestaan uit alles wat nodig is voor het bestaan van de organisatie en dat niet v alt in de categorieën fondsenwerving, programma-activiteiten of lidmaatschapsactiviteiten.
Administratieve of beheerkosten omvatten doorgaans:
- Personeelszaken en boekhoudkundig personeel
- Gedeelten van de salarissen van directeuren en werknemers
- Informatietechnologieën gewijd aan infrastructuur en operaties
- Productie van een jaarverslag
- Kantoorbenodigdheden
- Hulpprogramma's bouwen
- Juridische diensten
- Onkosten van de Raad van Bestuur
Kostenvariatie per organisatietype
Verschillende soorten goede doelen vereisen verschillende hoeveelheden overhead, dus elk moet streven naar de standaard in zijn vakgebied in plaats van één universeel percentage voor alle goede doelen. Charity Navigator biedt een volledig overzicht van de ideale organisatiefinanciën, opgesplitst per type liefdadigheidsinstelling. Over het algemeen worden administratieve kosten onder de 15 procent als het beste beschouwd, maar er zijn variaties, zoals:
- Musea garanderen hogere kosten tot 17,5 procent.
- Voedselbanken/banken en liefdadigheidsorganisaties voor humanitaire hulp zouden lagere overheadkosten moeten hebben, met een kostenplafond van ongeveer drie procent.
- subsidieverstrekkende organisaties mogen de kosten niet hoger zien dan zeven en een half procent.
Toewijzing
Elke organisatie wijst een deel van de salarissen van leidinggevenden en werknemers toe aan administratieve kosten. Elke tijd die een medewerker besteedt aan het uitvoeren van administratieve taken, in plaats van programmadiensten of fondsenwerving, wordt toegewezen aan de categorie administratieve kosten. Afgezien van personeelszaken en boekhoudkundig personeel, kunnen de salarissen van de meeste liefdadigheidsmedewerkers niet volledig worden toegeschreven aan administratieve kosten.
Programmascheiding
Organisaties met meer dan één programmacategorie, zoals onderzoek en onderwijs, moeten de administratieve uitgaven voor elke categorie scheiden. Dit geeft een nauwkeurig beeld van wat er specifiek aan elk programma wordt uitgegeven.
Donorvoorkeuren
Donoren hebben vaak gevraagd dat hun gelddonaties rechtstreeks naar de uitvoering van een programma gaan. Uit onderzoek van de Harvard Business School is gebleken dat mensen bijna drie keer zoveel kans hebben om te doneren aan een liefdadigheidsinstelling waarvan ze weten dat de administratieve kosten door een particuliere donor worden gedekt, dan aan een liefdadigheidsinstelling waarbij hun bijdrage kan worden gebruikt voor overheadkosten. Donoren moeten zich ervan bewust zijn dat er in alle organisaties administratieve kosten bestaan en dat sommige donaties zonder beperkingen moeten worden gegeven, zodat organisaties de nodige controles kunnen uitvoeren.
Voor- en nadelen van administratieve kosten
Er kunnen verschillende conclusies worden getrokken over de uitgaven, maar het is belangrijk om de administratieve kosten in perspectief te plaatsen met verschillende andere financiële benchmarks. Kijk naar de financiële cijfers als geheel en stel het managementteam veel vragen.
Lage kosten
Lage administratieve kosten kunnen betekenen dat de organisatie zeer gestroomlijnd opereert en er voortdurend voor zorgt dat overtollige kosten uit het budget worden gehaald. Het kan ook betekenen dat de organisatie de daadwerkelijke programma-implementatie uitbesteedt aan andere instanties en weinig overhead heeft. Nog een andere hypothese is dat het bureau met minder personeel werkt dan nodig is, of met onvoldoende opgeleid en onvoldoende gekwalificeerd personeel werkt.
Hoge kosten
Hoge administratieve kosten kunnen betekenen dat er onvoldoende toezicht is binnen een agentschap. Het kan zijn dat de taken van het personeel niet duidelijk zijn gedefinieerd of dat meerdere medewerkers hetzelfde werk doen. Het kan ook betekenen dat de organisatie over controles en evenwichten beschikt om ervoor te zorgen dat de dagelijkse activiteiten in overeenstemming zijn met de staats- en federale wetten, evenals met de aanbevelingen van waakhondorganisaties zonder winstoogmerk. In extreme gevallen kunnen deze kosten duiden op fraude of ongerechtvaardigde uitgaven.
Prioriteiten en belofte
Het succes van een goed doel mag niet uitsluitend worden afgemeten aan de vraag welke de laagste administratieve en overheadkosten heeft. Wanneer u een non-profitorganisatie opricht of er een kiest waaraan u wilt doneren, houd dan rekening met de kosten en de meetbare impact ervan. Een grote liefdadigheidsinstelling houdt hun prioriteiten en beloften op één lijn door hun inspanningen te richten op het helpen van hun goede doel.
