Wanneer een nieuwe medewerker begint te werken, is het een goed idee om een introductie-e-mail naar zijn teamleden en andere medewerkers te sturen. Op die manier weten ze dat ze een nieuwe collega hebben, of die persoon nu bij hen op locatie is, op een andere locatie of op afstand werkt. Dit zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich meteen onderdeel van de groep gaan voelen, terwijl anderen ook op de hoogte worden gesteld van veranderingen in het team. Het is ook raadzaam om een introductiemail naar klanten te sturen als de nieuwe medewerker rechtstreeks bij hen gaat werken.
Introductie-e-mail voor nieuwe medewerker aan collega's
De directe supervisor van een nieuwe medewerker is meestal de persoon die een introductie-e-mail stuurt naar de mensen die rechtstreeks met de persoon gaan samenwerken. Dit type bericht kan ook worden verzonden door de algemeen directeur, de Chief Operating Officer of het hoofd Personeelszaken. Gebruik dergelijke taal om werknemers te laten weten dat ze een nieuwe collega hebben.
- Onderwerpregel:Welkom nieuw teamlid [Voeg voor- en achternaam in]
- Body: Team, doe mee en verwelkom [Voeg voor- en achternaam in] in ons team. [Voeg voornaam in] komt naar ons toe via [vul informatie in over de achtergrond van het individu, zoals waar hij of zij eerder werkte, iets interessants over zijn professionele achtergrond en/of waar hij naar school ging]. [Voeg voornaam in] zal werken als [voeg functietitel in] en zal worden toegewezen aan het [project]. Ons geweldige team zal nog sterker zijn nu [vul voornaam in] zich aansluit. Ik kijk ernaar uit dat we samen geweldige dingen zullen bereiken.
Dit bericht moet worden verzonden op de dag voordat de nieuwe medewerker begint, of op de eerste werkdag. Als het op de eerste werkdag wordt verzonden, kopieer dan de nieuwe werknemer in het bericht.
Leuke aankondiging van nieuwe medewerker aan collega's
Als je liever op een leukere manier nieuwe teamleden aan collega's voorstelt, kun je er altijd een spelletje van maken. Overweeg om een ijsbreker zoals de twee waarheden en een teambuildingspel met leugens op te nemen. Deze aanpak gaat verder dan een introductie en betrekt teamleden in een interactie met de nieuwe medewerker.
- Onderwerpregel:Raad eens wie er bij het team komt?
- Body: Team, het is een geweldige dag bij [bedrijfsnaam invullen]! Vandaag sluit [Voeg voor- en achternaam in] zich aan bij de [voeg specifieke teamnaam in] en werk als een [voeg functietitel in].[Voornaam invoegen] heeft [informatie verstrekken over de achtergrond van het individu, zoals jarenlange ervaring, referenties, enz.]. [Voornaam] geniet ook van [voeg een paar leuke weetjes over de persoon toe, zoals hobby's of favoriete entertainment]. Nu je iets over je nieuwe teamlid hebt geleerd, kun je kijken of je dit goed kunt begrijpen: welke feiten over [voeg voornaam in] zijn waar en welke zijn gelogen? Deel hier wat u ervan vindt: [Link naar een enquête invoegen]. Blijf kijken! [Voornaam] zal morgen de waarheid onthullen!
De poll-link moet zo worden ingesteld dat werknemers kunnen kiezen uit drie stukjes informatie die door de nieuwe werknemer worden gedeeld, waarvan er twee waar zijn, waarvan één niet, en die allemaal even waarschijnlijk of onwaarschijnlijk lijken. De keuzes kunnen bijvoorbeeld dingen zijn als: ik heb in mijn eentje een ring van puppymolens neergehaald, ik was een zombie in de eerste aflevering van The Walking Dead, ik heb op elk continent gewoond, ik heb afgelopen zomer 250 tomatenplanten gekweekt, Ik heb met campers gekampeerd in de regio Greater Manhattan, enz. Nadat iedereen heeft gestemd, moet het nieuwe teamlid een vervolg-e-mail sturen met het antwoord en een paar zinnen over zijn blijheid om zich bij het team aan te sluiten.
Introductie van nieuwe medewerkers bij klanten
Wanneer het primaire aanspreekpunt van een klant of een ander belangrijk teamlid dat in direct contact staat met de klant verandert, is het belangrijk om een introductiemail te sturen. Als u dit wel doet, voorkomt u dat de cliënt verrast wordt door een personeelswisseling en wordt de weg vrijgemaakt voor succes voor de nieuwe persoon. De onderstaande voorbeeld-e-mail kan worden gebruikt voor een gloednieuwe medewerker of voor iemand die al een tijdje bij uw bedrijf werkt, maar nieuw is voor de klant.
- Onderwerpregel: Even voorstellen: [Voor- en achternaam invoegen], [Functietitel invoegen]
- Body: [Klantnaam], zoals altijd, bedankt voor uw zaken. Ik neem contact met u op om u te laten weten dat [voor- en achternaam invoegen] is toegewezen om rechtstreeks met u samen te werken. [Voeg voornaam in] is een [voeg functietitel in] hier bij [voeg bedrijfsnaam in] en zal rechtstreeks met u samenwerken aan [vul in wat de persoon gaat doen, zoals het uitvoeren van bestellingen, het geven van prijzen, het geven van trainingen, het geven van klantenondersteuning, enz.]. [Voornaam invoegen] heeft [achtergrondinformatie opnemen, zoals relevante ervaring, referenties, enz.]. Zoals altijd is uw volledige tevredenheid het doel van [voeg voornaam in], zoals het geval is bij iedereen bij [voeg bedrijfsnaam in]. [Voeg voornaam in] neemt contact met u op om de komende week een vergadering te plannen. Neem in de tussentijd gerust contact op met [voeg voornaam in] of mij als u vragen of behoeften heeft.
Dit type bericht moet afkomstig zijn van de persoon die toezicht houdt op het team dat rechtstreeks met klanten werkt, zoals de verkoopmanager of het hoofd van de klantenservice. Kopieer de medewerker die is toegewezen aan het account van de klant, zodat de klant het e-mailadres van die persoon heeft. U kunt ook een volledige introductiebrief per gewone post of als e-mailbijlage sturen.
De weg bereiden voor het succes van nieuwe medewerkers
Proactief zijn door teamleden voor te stellen aan collega's en/of de klanten met wie ze gaan werken, is een geweldige manier om de weg vrij te maken voor succes. Dit zou onderdeel moeten zijn van het proces bij elke nieuwe aanstelling, maar ook wanneer iemand nieuw wordt toegewezen aan een klantgerichte rol.
