Het W-9-formulier van de Internal Revenue Service (IRS) heeft de titel 'Verzoek om belastingbetaleridentificatienummer en certificering'. Dit IRS-document is bedoeld om basisbelastinginformatie te verzamelen van bepaalde belastingbetalers, dit kunnen individuen of bedrijven zijn.
Doel van formulier W-9
Eerst en vooral voorziet een W-9 een bedrijf van basisinformatie over de belastingbetalers met wie het zaken doet. Hiermee kunnen ze het bedrag rapporteren dat aan de belastingbetaler is betaald voor verleende diensten aan de IRS. Burgers van de Verenigde Staten en ingezeten buitenaardse individuen, bedrijven, trusts en andere soorten bedrijfsentiteiten waarbij geen belastingen op hun inkomsten worden ingehouden, moeten een W-9 invullen, terwijl niet-ingezeten buitenaardse of buitenlandse individuen in plaats daarvan formulier W-8 zouden invullen.
Als een belastingbetaler het W-9-formulier niet invult en terugstuurt, of een onjuist of onvolledig belastingbetaleridentificatienummer (TIN) opgeeft, kan op het aan de belastingbetaler betaalde geld een back-upinhouding plaatsvinden. In deze situatie zou het bedrijf 28% van de aan de belastingbetaler verschuldigde inkomsten inhouden en het ingehouden deel naar de IRS sturen. Dit is de manier waarop het federale agentschap ervoor zorgt dat de juiste belastingen worden betaald, zelfs als de belastingbetaler niet correct is geïdentificeerd.
Wanneer zijn W-9's vereist?
Een bedrijf moet een W-9 krijgen van elke persoon of bedrijf waarvoor het een informatieaangifte moet indienen bij de IRS. Een bedrijf dat bijvoorbeeld een onafhankelijke contractant inhuurt om de nieuwe website van het bedrijf te ontwerpen, zal waarschijnlijk een 1099-MISC-formulier moeten indienen bij de IRS om aan te geven hoeveel het de webontwerper heeft betaald.
Om een volledige 1099-MISC in te dienen, heeft het bedrijf de identificatiegegevens van de aannemer nodig: naam, TIN, adres, enzovoort. Het bedrijf moet een W-9-formulier bij de aannemer ophalen om die informatie te verkrijgen. Op dezelfde manier zullen bedrijven vaak W-9-formulieren aanvragen bij zakelijke leveranciers, zodat ze over de informatie beschikken die ze nodig hebben om hun zakelijke uitgaven te rapporteren, zoals vereist door de IRS.
W-9 Records bewaren
Net als bij de meeste belastingdocumenten moeten bedrijven kopieën van alle W-9-formulieren bewaren gedurende ten minste drie jaar nadat de laatste relevante belastingaangifte is ingediend (of de vervaldatum van de aangifte, indien later). Als het bedrijf in het bovenstaande voorbeeld in 2017 een contract heeft gesloten met de webontwerper en hij zijn werk vóór het einde van het jaar heeft voltooid, moet het bedrijf zijn W-9-formulier ten minste tot 16 april 2021 bewaren (ervan uitgaande dat het bedrijf zijn aanvraag voor 2017 heeft ingediend). belastingaangifte op 15 april 2018).
Een W-9-formulier invullen
De eigenlijke W-9 is vrij kort en relatief eenvoudig. Het bestaat uit drie hoofdonderdelen: persoonlijke informatie, TIN en certificering.
Persoonlijke informatiesectie voor individuen
Op regel 1 moeten individuele belastingbetalers hun naam opgeven zoals deze op hun belastingaangifte staat. Hoewel ze technisch gezien een bedrijfsentiteit zijn, moeten eenmanszaken hun eigen wettelijke naam in deze sectie vermelden.
Eenmanszaken herhalen hun naam in de tweede regel, waarin wordt gevraagd naar de 'Bedrijfsnaam of de naam van de genegeerde entiteit'. Hier plaatsen ze hun volledige naam en de letters DBA, wat staat voor 'zakendoen als', gevolgd door de eventuele fictieve naam van het bedrijf. Als John Smith bijvoorbeeld de enige eigenaar van Speedy Plumbing was, zou hij de eerste regel invullen als John Smith en de tweede regel als John Smith DBA Speedy Plumbing.
Vervolgens vinkt de belastingbetaler het vakje 'Individu/Eenmanszaak' aan, dat zich onder de naamregels bevindt. De belastingbetaler moet ook zijn of haar postadres opgeven op regel 5 en 6. De informatie van de klant kan aan de rechterkant van het formulier in dit gebied worden vermeld, maar is niet verplicht.
Persoonlijke informatiesectie voor bedrijven
Bedrijven of andere entiteiten moeten hun wettelijke naam (precies zoals deze op hun belastingaangifte staat) op regel 1 zetten. Als het bedrijf ook een handelsnaam of DBA heeft, komt dat op regel 2.
Vervolgens vinkt de belastingbetaler het vakje aan dat aangeeft hoe de bedrijfsentiteit is geclassificeerd in termen van haar juridische structuur. U moet opgeven of de entiteit een C-bedrijf, S-bedrijf, partnerschap, vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (LLC), enz. is.
Als het bedrijf een LLC met één lid is, vink dan het vakje 'Individueel/Eenmanszaak' aan in plaats van het vakje 'LLC'. LLC's die voor een alternatieve vorm van belastingheffing hebben gekozen (bijvoorbeeld een LLC die ervoor heeft gekozen om als S Corporation te worden belast) voeren de belastingclassificatiecode in de ruimte naast het LLC-selectievakje in, zoals aangegeven in het formulier.
Het hoofdpostadres van de entiteit moet worden opgegeven in regels 5 en 6. Het adres van de klant kan ook worden toegevoegd in de ruimte rechts van het postadresgedeelte, maar dit is niet verplicht.
Vrijstellingen
De meeste belastingbetalers laten de spaties in regel 4 leeg. De eerste spatie in regel 4 geeft aan dat de belastingbetaler is vrijgesteld van back-upinhouding. Individuen en eenmanszaken zullen vrijwel nooit worden vrijgesteld van back-upinhouding, maar in bepaalde situaties zijn bedrijven hiervan vrijgesteld. De codes en omstandigheden van de begunstigde staan vermeld op de derde pagina van de W-9. als u in aanmerking komt voor een van deze voorwaarden, plaatst u het juiste codenummer in de eerste ruimte van regel 4.
Het FATCA-gedeelte van regel 4 is alleen van toepassing als u de W-9 indient bij een buitenlandse financiële instelling en u bent vrijgesteld van rapportage door de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA). Bekijk in dat geval de lijst met codes en redenen op de derde pagina van het W-9-formulier om te zien of u in aanmerking komt, en plaats de juiste codeletter op het FATCA-vak in regel 4. Vraag bij twijfel aan de financiële instelling die het formulier aanvraagt of u dit veld wel of niet moet invullen.
Rekeningnummerinformatie
De laatste regel in het gedeelte met persoonlijke informatie verwijst naar 'rekeningnummers'. Hier vermeldt de belastingbetaler alle rekeningen die hij bij de IRS heeft om belastingen of vooruitbetalingen voor verwachte belastingverplichtingen terug te betalen. Deze informatie is optioneel en moet normaal gesproken leeg worden gelaten.
Belastingbetaleridentificatienummer (TIN)
Het FIN-gedeelte moet worden ingevuld, ongeacht of de belastingbetaler een particulier, eenmanszaak of een zakelijke entiteit is.
- Individuen plaatsen hun burgerservicenummer aan de rechterkant van het formulier, in de daarvoor bestemde ruimtes.
- Eenmanszaken en LLC's met één lid kunnen hun burgerservicenummer of hun werkgeversidentificatienummer (EIN) gebruiken, hoewel de IRS de voorkeur geeft aan burgerservicenummers.
- Zelfs als een specifiek individu verantwoordelijk is voor de entiteit, plaatsen andere soorten bedrijfsentiteiten hun EIN in de daarvoor bestemde ruimtes.
Certificatiesectie
In dit gedeelte ondertekent de belastingbetaler het formulier en verklaart dat de informatie die het bevat waar is. Als de belastingbetaler niet of bewust valse informatie verstrekt, riskeert hij boetes.
W-9-naleving
Of u nu een onafhankelijke contractant bent of een bedrijf dat diensten levert aan een klant, of dat u een bedrijf bent dat individuen of bedrijfsentiteiten inhuurt om diensten te verlenen, W-9-formulieren zijn van cruciaal belang voor de naleving van de belastingwetgeving. Vraag professioneel advies aan een gekwalificeerde belastingprofessional als u bijzondere omstandigheden heeft of niet zeker weet of u dit formulier moet invullen of aanvragen.
