Moet u een betalingsverzoek schrijven? Hoewel het onaangenaam is om contact op te nemen met klanten en hen te vragen rekeningen te betalen die achterstallig zijn, is het iets dat mensen die een bedrijf bezitten en beheren, zeker van tijd tot tijd moeten doen. Om het hier aangeboden briefsjabloon te gebruiken, klikt u eenvoudig op de onderstaande afbeelding. Het document wordt geopend als een PDF-bestand dat u vervolgens indien nodig kunt bewerken, opslaan en afdrukken. Gebruik deze handleiding voor Adobe-afdrukbare bestanden als u hulp nodig hebt bij het gebruik van dit document.
Verzoekbrief voor betaling van het saldo
Gebruik deze sjabloon als u een brief met een verzoek tot betaling van een openstaand saldo moet schrijven.
Brief met vooruitbetalingsverzoek aan een klant
Gebruik deze sjabloon in een situatie waarin een klant een overeenkomst met u heeft gesloten om producten of diensten te leveren waarvoor vooruitbetaling is vereist.
Verzoekbrief om vrijgave van betaling
Gebruik deze voorbeeldbrief als uitgangspunt voor het aanvragen van de vrijgave van een betaling die in bewaring is gehouden in afwachting van de voltooiing van een transactie.
Schrijftips voor een brief met een betalingsverzoek
Hoewel u de informatie in de sjabloon moet aanpassen aan uw situatie, is het belangrijk om de juiste toon te gebruiken en ervoor te zorgen dat het document professioneel is opgemaakt.
Gebruik de juiste toon
Wanneer u een brief naar een cliënt of klant stuurt waarin om betaling wordt verzocht, is het essentieel om uw punt zo duidelijk mogelijk over te brengen, terwijl u een positieve, professionele toon behoudt. Stuur geen eerste of tweede verzoek dat zo negatief is dat de cliënt zich aangevallen voelt. Als de toon te hard is, kan de klant het gevoel hebben dat het geen zin heeft om de relatie met uw bedrijf voort te zetten. Wanneer dat gebeurt, bestaat het risico dat de cliënt ervoor kiest de rekening niet te betalen, omdat hij of zij zich niet bekommert om het behoud van de relatie.
Gebruik professionele opmaak
Gebruik briefpapier van het bedrijf en een standaard zakelijk briefformaat als u een betalingsverzoekbrief per post of fax verzendt. Afhankelijk van de correspondentieprocedures van uw bedrijf, kan het ook acceptabel zijn dat u de brief via e-mail verzendt. Als dat zo is, is het beter om de brief in de hoofdtekst van het e-mailbericht op te nemen in plaats van als bijlage. Het is niet nodig om een briefhoofdsjabloon voor een e-mailbericht te maken, maar u moet de communicatie wel afsluiten met uw officiële e-mailhandtekening van uw bedrijf.
Opvolging
Als u een brief met een betalingsverzoek verzendt op een achterstallige rekening en u binnen 30 dagen niets van de ontvanger hoort, kunt u overwegen een vervolgtelefoontje te bellen. Net als bij de brief is het gepast om een positieve toon aan te houden. Probeer rechtstreeks met de persoon te spreken die verantwoordelijk is voor het betalen van de rekening en bevestig de ontvangst van de brief. Als u met de verantwoordelijke partij kunt praten, bied dan aan om de creditcardbetaling telefonisch of online te verwerken. Zo niet, vraag dan wanneer u de betaling kunt verwachten. Noteer de datum en stuur een brief voor late betaling.
Aanvullende acties voor verzamelen
Als de betaling niet wordt ontvangen zoals overeengekomen, moet u de account escaleren naar de volgende stap in de procedure van uw bedrijf voor het beheren van achterstallige accounts. Als de rekening gedurende langere tijd onbetaald blijft, zal de toon van toekomstige incassobrieven steviger moeten zijn en uiteindelijk indien nodig aan een incassobureau moeten worden overgedragen. Hoewel er zeker omstandigheden zijn waarin definitieve incassomaatregelen moeten worden genomen, is het niet aan te raden dit te doen totdat u alle mogelijke mogelijkheden hebt uitgeput om de laattijdige betaling in der minne op te lossen. Totdat u er daadwerkelijk klaar voor bent om de rekening te laten incasseren of juridische stappen te ondernemen, mag u dergelijke acties niet vermelden in correspondentie over betalingsverzoeken met mensen of bedrijven wier rekeningen achterstallig zijn.
